Adeguata verifica del cliente (KYC): perché è importante?

L’adeguata verifica della clientela è uno dei pilastri dell’antiriciclaggio: quando un intermediario bancario o finanziario stipula un nuovo contratto, in Italia come nel resto del mondo, è tenuto a verificare l’identità del cliente e ad assicurarsi che la natura del rapporto non sia legata ad attività illecite o legate al terrorismo.

Ogni nuovo cliente, quindi, viene identificato e associato a un livello di rischio. Da questo dipendono le procedure KYC (Know Your Customer), che possono essere semplificate o molto più approfondite in base al tipo di cliente, alla natura del rapporto e all’entità delle transazioni.

Antiriciclaggio: come funziona e cos’è l’adeguata verifica

Quando si parla di antiriciclaggio si fa riferimento all’insieme di norme, regolamenti e attività dedicate alla prevenzione e al contrasto di fenomeni come il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

Il Decreto Legislativo 231/2007, il riferimento normativo in Italia per quanto riguarda l’AML (Anti-Money Laundering), definisce obblighi e strumenti dell'antiriciclaggio: in pratica banche, operatori immobiliari e professionisti di vari settori sono tenuti a eseguire l’adeguata verifica della clientela, a monitorare i rapporti con i clienti e a segnalare le operazioni sospette all’Unità di Informazione Finanziaria (UIF). Anche il divieto di utilizzare contante per pagamenti che superano i 5.000 euro rientra nell’AML.

L’adeguata verifica della clientela (KYC - Know Your Customer) è un tassello fondamentale dell’antiriciclaggio: prima di instaurare un rapporto continuativo o conferire un mandato professionale, è necessario raccogliere informazioni sulla clientela allo scopo di minimizzare il rischio di introdurre nel sistema risorse legate ad attività criminali. Dopodiché, in base al profilo di rischio attribuito al cliente, è necessario monitorare i suoi “movimenti” e assicurarsi che siano coerenti con la natura del rapporto e con il profilo del cliente (l’esempio più classico di operazione sospetta è quello di pagamenti o versamenti di importo insolitamente elevato).

AML antiriciclaggio: i soggetti obbligati

La lista dei soggetti tenuti a seguire le pratiche indicate nel Decreto Legislativo 231/2007 non comprende solo banche e istituti finanziari. Negli anni, anzi, l’elenco dei soggetti obbligati si è esteso a nuove categorie. Oggi comprende:

• Intermediari bancari, finanziari e assicurativi;
• Professionisti (notai, avvocati, dottori commercialisti, revisori contabili e società di revisione);
• Operatori non finanziari come prestatori di servizi relativi a società e trust, soggetti che esercitano il commercio di cose antiche, oro e opere d'arte e mediatori immobiliari (per operazioni superiori a 10.000 euro);
• Prestatori di servizi connessi a criptovalute e portafogli digitali.

Per quanto riguarda banche, intermediari finanziari e istituti di pagamento e moneta elettronica, gli obblighi sono estesi anche ai soggetti stranieri con sede in Italia.

Antiriciclaggio: quando scatta l’obbligo di adeguata verifica?

L’adeguata verifica della clientela, con conseguente eventuale segnalazione di operazione sospetta, va eseguita ogni volta che:

• Si instaura un nuovo rapporto continuativo (es.: conto corrente, mutuo, cassetta di sicurezza);
• Viene eseguita un’operazione occasionale di importo pari o superiore a 15.000 euro;
• Si verifica un trasferimento di fondi di importo superiore a 1.000 euro;
• Vi è il sospetto di riciclaggio o finanziamento di attività illecite (indipendentemente dagli importi);
• Vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati ottenuti in fase di identificazione (se per esempio un cliente inizia a spendere molto più del solito potrebbe essere necessario aggiornare le informazioni riguardanti il suo reddito).

Nel momento in cui si verifica uno di questi casi, è necessario attivare la prassi KYC e quindi assicurarsi di avere accesso a dati verificabili e aggiornati sul conto del cliente in modo da poter escludere che le risorse oggetto delle operazioni provengano da attività illecite.

Obblighi antiriciclaggio: l’adeguata verifica della clientela (KYC)

L’adeguata verifica della clientela si basa su tre componenti fondamentali:

• CIP (Customer Identification Program): consiste nella raccolta e verifica di informazioni e documenti che servono ad accertare l’identità del cliente;
• CDD (Customer Due Diligence): dopo aver identificato il cliente con certezza, bisogna ottenere e analizzare altre informazioni necessarie a tracciare un profilo di rischio del cliente (bisogna per esempio sapere se è una Persona Politicamente Esposta e conoscere la sua situazione reddituale e il suo trascorso con gli istituti finanziari). Anche il monitoraggio continuo delle operazioni rientra nella CDD;
• EDD (Due Diligence Rafforzata): se il cliente viene classificato “ad alto rischio”, allora è necessaria un’analisi più approfondita delle sue attività, per esempio determinando con precisione l’origine delle sue risorse e indagando la sua reputazione.

Lo scopo di queste procedure KYC è semplice: identificare con sicurezza il cliente e garantire nel tempo che le sue attività non siano fraudolente. 

I tre livelli di Due Diligence nella verifica della clientela

Come anticipato, l’antiriciclaggio segue un approccio basato sul rischio (RBA): piuttosto che applicare delle misure generiche uguali per tutti, quest’approccio si concentra sulle aree più “critiche”, stabilendo regole e prescrizioni proporzionate al livello di rischio. 

Il tipo di protezione da applicare, quindi, dipende dalla natura del rapporto, dall’identità del cliente e dal contesto che ne consegue.

Esistono tre livelli di Due Diligence:

• Due Diligence semplificata: destinata alle attività a basso rischio, prevede la semplice raccolta dei documenti d’identità, senza particolari verifiche;
• Due Diligence di base: di fronte a un rischio medio, bisogna verificare l’identità del cliente tramite fonti affidabili e indipendenti come i database ufficiali. Se il cliente è un’azienda, è anche necessario verificare l’attività, il titolare effettivo e l’origine dei fondi;
• Due Diligence rafforzata: se il cliente è classificato come ad alto rischio, per esempio è una PEP o proviene da un Paese ad alto rischio, vanno eseguiti controlli più rigorosi raccogliendo ulteriori informazioni sulle sue attività e sull’origine dei suoi fondi.

Quando il cliente è un soggetto giuridico, viene generalmente applicata la Due Diligence di base: oltre alle informazioni commerciali, vengono raccolti dati e documenti sulla titolarità effettiva, sui conti aziendali e su tutte le persone che ricoprono una posizione di controllo all’interno dell’impresa.

Adeguata verifica della clientela: quali documenti servono?

A prescindere dal suo livello di dettaglio, l'adeguata verifica antiriciclaggio deve affidarsi a documenti affidabili e indipendenti che attestino i dati anagrafici, le informazioni reddituali ed eventualmente societarie.

Per verificare l’identità di una persona fisica sono in genere richiesti la carta d’identità o il passaporto, mentre per le aziende si fa riferimento alla visura camerale, che include tutti i dati anagrafici dell’impresa nonché i bilanci depositati e i nominativi delle persone fisiche che detengono la titolarità effettiva.

Possono poi essere richiesti - in fase di onboarding o successivamente - anche estratti conto bancari, buste paga, bollette, contratti di locazione e dichiarazioni dei redditi.

Questi dati vengono acquisiti da banche e intermediari in maniera autonoma e indipendente: anche le informazioni ottenute direttamente dal cliente, infatti, vanno confrontate con documenti e database ufficiali. 

Sempre più spesso, quindi, i soggetti obbligati fanno riferimento a servizi specializzati che permettono di acquisire migliaia di informazioni ufficiali e aggiornate tramite API dedicate a KYC e KYB (Know Your Business). 

I servizi Know Your Customer API di Openapi, per esempio, permettono di identificare le PEP in tempo reale e monitorare le notizie negative relative al cliente semplicemente inserendo nome e cognome.

KYC antiriciclaggio: perché è importante?

Gli obblighi della normativa antiriciclaggio, abbiamo visto, riguardano soprattutto i settori bancario, finanziario, assicurativo e immobiliare. L’adeguata verifica della clientela, però, è stata ben presto adottata anche da aziende non tenute a rispettare gli obblighi AML, un fenomeno che riguarda soprattutto quelle che operano esclusivamente online. 

Il KYC, infatti, può essere applicato a fornitori e partner commerciali per tutelare la propria impresa e per contribuire a combattere i reati finanziari anche e soprattutto laddove non vi sia un contatto diretto con le controparti. 

Una Due Diligence minima, inoltre, fornisce anche un controllo più accurato e puntuale sul proprio marketplace e permette di elaborare statistiche utili a migliorare il proprio business.

Per i clienti di e-commerce e servizi che prevedono strumenti di pagamento online, l’applicazione di controlli anche minimi sull’identità può risultare fastidiosa, ma contribuisce a creare maggiore fiducia negli utenti e rafforza notevolmente l’affidabilità dell’impresa - a prescindere dal settore in cui si opera.