Tutte le imprese attive in Italia sono tenute a indicare una sede legale, e quindi eleggere un domicilio fiscale, sin dall’atto costitutivo. La sede legale rappresenta la sede centrale dell’attività, quella in cui viene svolto il lavoro di direzione e amministrazione del soggetto giuridico in questione e a cui recapitare le comunicazioni ufficiali.

Oltre alla sede legale, però, le aziende possono avere altre localizzazioni, in corrispondenza per esempio di laboratori, filiali, uffici e negozi. In altri casi, poi, l’attività imprenditoriale può essere svolta in una sede operativa diversa dalla sede legale, e l’impresa può anche dotarsi di una sede secondaria in grado di rappresentare stabilmente la società centrale.

Domicilio Fiscale e Sede Legale: le differenze

Quando si costituisce un’impresa, è necessario eleggere un domicilio fiscale e una sede legale dell’azienda, cioè dotarla di un indirizzo presso il quale ricevere tutte le comunicazioni ufficiali e relative al Fisco. Domicilio fiscale e sede legale, però, non sempre coincidono. Un’azienda, infatti, può avere la propria sede legale in una città e diversi domicili fiscali in altre zone d’Italia. 

Secondo un’immagine molto nota, tra sede legale e domicilio fiscale ci sarebbe la stessa differenza che c’è tra la residenza di un cittadino e il suo domicilio. In realtà, in base all’Art. 46 del Codice Civile, la sede legale coincide proprio con il domicilio generale del soggetto giuridico, in quanto indica la sede principale dei suoi affari. Se la residenza corrisponde alla dimora abituale di una persona, infatti, il domicilio è definito proprio come “il luogo in cui essa ha stabilito la sede principale dei suoi affari e interessi”. 

Riassumendo, la sede legale è unica e indica il centro amministrativo e il domicilio generale della società, mentre il domicilio fiscale può essere eletto tutti i luoghi in cui si svolge continuativamente l’attività professionale.

Domicilio fiscale: cos’è?

Il domicilio fiscale è definito negli articoli 58 e 59 del DPR 600/1973. Qui si legge che i soggetti diversi dalle persone fisiche hanno domicilio fiscale presso la sede legale o amministrativa, oppure nel Comune in cui è stabilita una sede secondaria o in quello in cui è esercitata prevalentemente l’attività.

Il domicilio fiscale può coincidere con la sede legale ma può anche essere riferito alla sede distaccata di un’impresa. Lo scopo del domicilio fiscale, infatti, è quello di stabilire l’Ufficio dell’Agenzia delle Entrate territorialmente competente ai fini delle dichiarazioni e dei controlli fiscali.

Se una grande società con sede legale a Roma ha diversi uffici o negozi (di proprietà o in affitto) dislocati in altre città, questi possono essere eletti come domicili fiscali dell’attività. In tal modo, ogni sede riceverà le comunicazioni dell’Ufficio dell’Agenzia delle Entrate territorialmente competente per la zona in cui si svolge l’attività.

Sede amministrativa e sede legale

La sede legale, anche nota come domicilio legale o sede amministrativa, è quella che risulta dallo Statuto della società e che è resa pubblica tramite il Registro delle Imprese. In quanto tale, costituisce il domicilio generale del soggetto giuridico, da considerarsi come la sede principale dei suoi affari e l’indirizzo a cui recapitare comunicazioni e documenti destinati alla direzione o all’amministrazione della società.

Proprio in ragione della sua funzione, la sede legale di una ditta individuale coincide generalmente con la residenza o il domicilio fiscale del titolare.

In società molto grandi, invece, la sede legale può essere una delle tante sedi di un’azienda - nello specifico, quella che corrisponde al centro amministrativo e direzionale dell’impresa. In alcuni casi, la domiciliazione della società può essere ricondotta a un semplice indirizzo a cui ricevere la corrispondenza legale e presso cui conservare la documentazione ufficiale. Non sono rare le società e le cooperative che, non disponendo di una sede fisica, indicano come sede legale lo studio di un professionista di fiducia.

In ogni caso, ogni impresa può avere un’unica sede legale, ed è tenuta a comunicarla alla CCIAA

Sedi operative, sedi secondarie e unità locali

Oltre alla sede legale, un’impresa può avere altre sedi sociali: avviene per esempio quando le attività dell’azienda vengono svolte, in via prioritaria o in maniera specifica, in uffici e filiali diverse dalla sede legale.

Al netto della sede principale, esistono diversi tipi di localizzazione di un’impresa, ognuno con caratteristiche e funzioni particolari:

• sede secondaria: è una sede con una certa autonomia decisionale in cui è garantita la presenza stabile dei rappresentati della società, come avviene con le sedi secondarie di grandi gruppi multinazionali che operano in Italia. Come indicato all’Art. 2197 del Codice Civile, quando si istituisce una sede secondaria è necessario richiederne l’iscrizione all’ufficio del Registro delle Imprese entro 30 giorni. In quella stessa sede, va indicato il nome del rappresentante preposto;
• sede operativa: è il luogo in cui viene effettivamente svolta l’attività imprenditoriale. Può coincidere o meno con il domicilio legale dell’impresa (per esempio nel caso di un ambulatorio che abbia eletto la sede legale presso lo studio dei medici, o di una ditta edile che decida di aprire una sede operativa in un grande cantiere). L’apertura e la chiusura delle sedi operative va comunque comunicata alla CCIAA. A differenza della sede secondaria, la sede operativa non richiede la presenza stabile della rappresentanza della società;
• unità locali: sono gli impianti operativi diversi dalla sede legale (come laboratori, officine, uffici, stabilimenti e magazzini) in cui si svolgono una o più attività specifiche dell’impresa. Ad eccezione dei magazzini, tutte le unità operative sono considerate come attive già dalla loro costituzione, e devono essere dichiarate chiuse nel momento in cui cessano l’attività.

Come trovare sede legale e unità locali di un’impresa

Un’impresa con diverse sedi può decidere di comunicare la sua presenza a clienti e fornitori utilizzando una o l’altra ubicazione. D’altro canto, quando si deve comunicare con un’azienda è fondamentale poter distinguere la sede legale da succursali e unità locali.

Trattandosi di dati pubblici e resi disponibili dalle Camere di Commercio, trovare la sede legale di un’impresa è piuttosto semplice. Esistono diversi metodi per farlo: se la ricerca è occasionale, è possibile ottenere i dati gratuitamente sul portale del Registro delle Imprese tramite la funzione “Trova Impresa”, oppure richiedere una visura camerale dell’impresa in questione.

Questi canali non sono ovviamente praticabili per i soggetti che gestiscono quotidianamente decine o centinaia di transazioni e interazioni, né per quelli che hanno deciso di automatizzare i propri processi aziendali, che si troverebbero a dover risolvere manualmente ogni eventuale errore.

Trovare la sede legale di un’impresa via API

Nei contesti che godono di un certo grado di automazione, è possibile delegare il processo di verifica della sede di un’impresa alle API: il servizio Indirizzo Sede Legale di Openapi, per esempio, consente di ottenere in tempo reale l'indirizzo della sede principale di qualsiasi impresa italiana iscritta al Registro delle imprese, sempre aggiornato su dati ufficiali.

Se oltre alla sede legale si ha la necessità di conoscere anche l’indirizzo delle unità locali e delle varie sedi amministrative di una società, ci si può rivolgere invece al servizio Full Company, che consente di accedere a oltre 1300 dati su una singola azienda, incluse le diverse sedi operative e amministrative.

Le potenzialità dell’implementazione API superano anche i confini delle Camere di Commercio nazionali: con il servizio European VAT è possibile verificare il vat number di tutte le aziende europee ed ottenere denominazione e sede mentre con i servizi Company Start - Francia, Company Start - Germania, Company Start - Spagna, Company Start - Portogallo è possibile ottenere oltre 60 dati su migliaia di imprese europee, come sede legale con geocordinate, stato attività e LEI Code, con una sola richiesta API.