L'importanza di accedere a sedi legali aziendali sempre aggiornate

La sede legale, cioè quella registrata presso la Camera di Commercio, è uno dei criteri fondamentali per determinare la residenza fiscale di una società.

Conoscere la sede legale di un’azienda, però, è vitale anche per fornitori, partner, creditori e autorità di vigilanza. Quando la sede legale non è aggiornata, infatti, si aprono scenari che vanno dalle notifiche mai ricevute fino al rischio di stabilire relazioni commerciali con entità dalla situazione giuridica incerta o opaca.

Avere a disposizione dati ufficiali, certificati e sempre aggiornati sulle imprese è un requisito fondamentale per processi efficienti e pratiche semplificate, ma anche per evitare truffe e problemi di compliance.

Sede legale: cos’è e perché è importante

La sede legale, anche nota come sede principale o sede sociale, è il luogo in cui si trova il centro amministrativo e decisionale di una società. Oltre ad essere l’indirizzo ufficiale dell’azienda, la sede legale è anche il luogo in cui si presume si trovino gli organi sociali e si prendano le decisioni più importanti.  

Ogni soggetto giuridico può avere un’unica sede legale, che dev’essere riportata all’interno dell’atto costitutivo della società e registrata all’interno del Registro delle Imprese. L’indirizzo della sede legale è quello a cui vanno inviate notifiche e comunicazioni ufficiali.

La pubblicità della sede legale nel Registro delle Imprese garantisce trasparenza e la tutela dei terzi: chiunque debba interagire con una società, infatti, può accedere a un recapito certo e ufficiale a cui inviare le proprie comunicazioni.

Differenza tra sede legale e sede operativa

La sede legale, abbiamo visto, è quella in cui l’impresa è ufficialmente domiciliata. Molto spesso, però, le aziende hanno più di un indirizzo: oltre alla sede principale, possono esserci una sede amministrativa separata e diverse sedi operative, o unità locali, che sono i luoghi in cui si svolge concretamente l’attività produttiva.

Generalmente la sede legale, quella fiscale e quella amministrativa coincidono. Le imprese molto grandi, però, potrebbero avere una sede amministrativa separata dalla sede principale.

Tra sede legale/amministrativa e sede operativa c’è una differenza sostanziale: mentre la prima è il punto di riferimento unico per le notifiche legali, le sedi operative possono essere molteplici (es.: negozi, magazzini, stabilimenti, succursali, etc.) e, salvo casi specifici, non sono rilevanti per chi interagisce con l'azienda.

Cos’è il domicilio fiscale?

Un’altra possibile distinzione che può emergere, soprattutto nel caso di imprese molto grandi o con una presenza distribuita sul territorio, è quella tra sede legale e sede fiscale. Esattamente come avviene per il centro amministrativo della società, anche il domicilio fiscale può essere associato a un indirizzo a se stante.

Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) stabilisce che il domicilio fiscale coincide per legge con la sede legale della società. Nel caso in cui la sede amministrativa sia separata dalla sede principale, però, l’Agenzia delle Entrate considera come indirizzo fiscale il luogo in cui si svolgono le mansioni legate all’amministrazione dell’impresa.

Anche in quel caso, comunque, la sede legale resterà il riferimento unico per le comunicazioni ufficiali da parte di altri Enti e Autorità, nonché l’unico indirizzo ufficiale riportato all’interno della Visura Camerale (insieme a quelli delle diverse unità locali).

Sede legale della società: perché scegliere i dati ufficiali

Conoscere l’indirizzo della sede legale di un’azienda è cruciale in diversi contesti operativi: si pensi soltanto alla fatturazione elettronica, alle spedizioni, alle campagne di marketing e alle notifiche di atti ufficiali. Avere a disposizione indirizzi obsoleti o imprecisi, soprattutto laddove siano stati implementati dei sistemi automatizzati, può avere delle conseguenze piuttosto costose, in termini di tempo, soldi e risorse:

• Inefficacia di notifiche e comunicazioni: 
• Errori di fatturazione e logistica: spedizioni non consegnate, resi postali e fatture sbagliate si traducono in perdite di tempo e spreco di risorse;
• Disservizi e ritardi;
• Due diligence: l’impossibilità di rintracciare il domicilio legale dell’azienda può comportare rischi legali e di conformità.

Dati inaccurati o non aggiornati, in sostanza, possono compromettere qualunque fase della relazione con un soggetto giuridico, dall’onboarding alle spedizioni, dall’invio dei documenti commerciali all’eventuale recupero dei crediti.

Sede legale e business information: i vantaggi dei dati ufficiali

Quando si tratta di business information, l’accesso a dati ufficiali è cruciale: solo questi, infatti, hanno valore legale e di opponibilità a terzi. 

Soltanto le informazioni pubbliche presenti nel Registro delle Imprese gestito dalle Camere di Commercio, inoltre, garantiscono accuratezza e aggiornamento dei dati: le aziende sono infatti obbligate a comunicare qualsiasi variazione della sede legale, e tali informazioni sono sottoposte a controllo da parte della CCIAA competente.

Accedere ai dati ufficiali, quindi, significa non soltanto avere a disposizione informazioni corrette e verificate, ma anche i dati più aggiornati disponibili.

L’uso di dati ufficiali, inoltre, garantisce:

• Efficienza dei processi: utilizzare un’unica fonte autorevole come il Registro delle Imprese permette di standardizzare processi di data entry e gestione degli indirizzi, con conseguente riduzione degli errori manuali;
• Ottimizzazione di comunicazioni e logistica;
• Miglioramento della compliance: l’uso di dati ufficiali rende immediata la verifica della conformità documentale e dimostra la diligence dell’azienda in materia di acquisizione di informazioni;
• Prevenzione di truffe e illeciti: il ricorso a dati ufficiali previene il rischio di concludere accordi con aziende fantasma o dalla gestione opaca.

Sede legale delle imprese: come ottenere i dati ufficiali 

I dati ufficiali delle imprese, abbiamo visto, sono quelli forniti dalle Camere di Commercio, che possono essere ottenuti acquistando una Visura Camerale oppure online tramite il servizio Telemaco del Registro delle Imprese, il canale diretto e istituzionale per accedere ai dati delle CCIAA.

A questi strumenti manuali si aggiungono i servizi API di business information come quello offerto da OpenAPI, che rappresentano il livello più avanzato di interazione per l'estrazione dei dati camerali e sono fondamentali per le aziende che necessitano di un flusso continuo e automatizzato di informazioni.

Tramite le API, infatti, è possibile collegare i database ufficiali a sistemi interni come ERP e CRM. Ciò permette di prelevare, inserire e aggiornare automaticamente i dati, ma anche di semplificare l’adesione alla normativa Antiriciclaggio ed eseguire controlli di due diligence su migliaia di soggetti contemporaneamente per valutazioni di portafoglio o gestione del rischio.