Come funziona la fatturazione elettronica in Germania

Con l'introduzione progressiva dell'obbligo di fatturazione elettronica per i rapporti tra privati, il mercato tedesco sta abbandonando i vecchi standard cartacei e le fatture in PDF per passare a formati strutturati e conformi alla normativa europea in materia. 

Il sistema di fatturazione tedesco è però molto diverso da quello italiano, in quanto segue un modello decentralizzato. Per adeguarsi alle direttive comunitarie, inoltre, la Germania ha adottato dei formati specifici per l’e-invoicing che ogni fornitore, anche estero, deve conoscere.

Fatturazione elettronica obbligatoria in Germania: le tappe della transizione

Il 22 marzo 2024 il Bundesrat, il Consiglio federale tedesco con poteri legislativi, ha approvato la Wachstumschancengesetz (Legge sulle opportunità di crescita), che introduce l’obbligo di fatturazione elettronica B2B in Germania.

La graduale adozione dell’e-invoicing è iniziata nel 2025: a partire dallo scorso anno, le aziende tedesche devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche e possono emetterle. 

La prima grande novità arriverà a partire dal 1 gennaio 2027, quando la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutte le aziende con un fatturato superiore a 800.000 euro annui. A partire da quella data, la tradizionale fattura cartacea sarà consentita solo a condizioni speciali, come anche i formati diversi da XRechnung e ZugFeRD, gli standard nazionali tedeschi.

Dal 1 gennaio 2028, poi, la fatturazione elettronica B2B diventerà obbligatoria per tutte le aziende, e non saranno più ammessi formati non compatibili con lo standard europeo EN16931.

Come funziona la fatturazione elettronica in Germania?

La fatturazione elettronica in Germania segue un modello molto diverso da quello italiano: qui non esistono né metodi di trasmissione specifici né un sistema centralizzato come il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

La trasmissione delle fatture elettroniche può quindi avvenire in diversi modi. Come indicato nel BMF-Schreiben rilasciato dal Ministero delle finanze tedesco, è possibile inviare le fatture:

• Tramite PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line);
• Attraverso portali e interfacce elettroniche con accesso condiviso;
• Via email.

Come si intuisce facilmente, l’invio tramite semplice email è la soluzione meno raccomandabile, in termini di sicurezza e di facilità di lettura dei documenti. Anche se la legge tedesca non impone un metodo di trasmissione, infatti, le fatture elettroniche devono essere emesse in un formato strutturato (XML) compatibile con lo standard europeo. In sostanza, inviare una mail è legale solo se l'allegato è un file conforme, e non un semplice PDF.

Come trasmettere una fattura elettronica a un cliente tedesco?

Le imprese con sede in Italia che emettono fattura verso la Germania devono trasmettere i documenti allo SdI, che convalida il documento ai fini fiscali in Italia. La fattura deve quindi essere compilata normalmente, inserendo il codice XXXXXXX (che indica il cliente estero) nel Codice Destinatario. 

Il sistema dell’Agenzia delle Entrate, però, non si occupa di indirizzare l’e-invoice sulla rete PEPPOL e di consegnare la fattura. Per la trasmissione al cliente tedesco, il metodo attualmente più diffuso consiste nella consegna diretta, tramite email o piattaforme condivise, di una copia della fattura in formato PDF o nel formato ibrido ZUGFeRD.

Se il cliente lo richiede (succede soprattutto quando si fanno operazioni B2G, ovvero con la Pubblica Amministrazione), la fattura va inviata tramite la rete PEPPOL, affidandosi quindi a un Access Point qualificato (l’elenco dei fornitori si trova sul portale di OpenPeppol e sul sito di AgID, l’autorità italiana che ne certifica lo status) che si occuperà di tradurre i dati nel formato europeo standard PEPPOL BIS 3 e di trasmetterli all’Access Point del destinatario tedesco.

ZUGFeRD e XRechnung: gli standard tedeschi per le fatture elettroniche

Il Ministero delle finanze tedesco ha definito le fatture elettroniche propriamente dette (E-Rechnung) come documenti strutturati conformi alla normativa europea EN 16931. Tutti gli altri documenti, come le fatture cartacee e i PDF inviati via email, rientrano nella categoria “altra fattura” (Sonstige Rechnung).

I formati compatibili e utilizzati sul mercato si dividono principalmente in due categorie: 

• Formati puramente XML, come XRechnung, che è la declinazione ufficiale tedesca della EN 16931. Si tratta di un formato pensato per l’automazione, che non include una componente grafica (il classico PDF da visionare);
• Formati ibridi come ZUGFeRD, identico al formato francese Factur-X, che consiste in un normale file PDF/A-3 che contiene al suo interno un allegato (invisibile) in formato XML. È importante sapere che ZUGFeRD ha diversi livelli di dettaglio, e solo alcuni di essi sono conformi alla norma EN 16931 (nello specifico, i profili COMFORT ed EXTENDED)

Di norma, per le fatture destinate alle amministrazioni pubbliche tedesche è richiesto l’uso del formato XRechnung. Le fatture B2B, invece, possono essere emesse ed inviate anche nel formato ibrido, che facilita la transizione tra le fatture PDF tradizionali e quelle strutturate. Anche nel contesto B2B, comunque, si adotta sempre più spesso il formato XRechnung, che in quanto formato nazionale Core può essere considerato come lo standard per i futuri processi di fatturazione elettronica.