Fattura elettronica extra UE e standard XML

Il formato XML è alla base della fatturazione elettronica in Italia e nel resto del mondo: nonostante ogni Paese adotti regolamenti e sistemi specifici, l’e-invoicing sta virando in maniera decisa verso l’adozione di standard tecnici e metodi di trasmissione condivisi, come  appunto il formato XML e il PEPPOL.

Lo standard XML nelle fatture elettroniche

Nella fatturazione elettronica italiana, l’uso del formato XML (eXtensible Markup Language) è un obbligo di legge. Questo standard, infatti, garantisce che ogni dato (partita IVA, codice fiscale, importo, aliquota IVA) sia posizionato esattamente dove il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate si aspetta di trovarlo.

Al di là del caso italiano, l’esistenza di uno standard tecnico per lo scambio di dati complessi permette di eseguire controlli automatici senza incorrere negli errori di lettura che potrebbero capitare con immagini o file PDF. Perciò l’XML è anche il linguaggio comune che permette lo scambio tra sistemi di fatturazione di Paesi diversi.

In sostanza ogni Paese può adottare un proprio standard per le fatture elettroniche, ma grazie allo standard XML i diversi sistemi nazionali possono contare su una struttura tecnica condivisa che permette di scambiare messaggi “traducibili” nelle rispettive lingue informatiche.

Sul piano internazionale, però, il quadro normativo è molto variegato - una complessità che coinvolge soprattutto chi fa molte operazioni con Paesi extra-UE.

Fatturazione elettronica: la situazione in Europa e oltre

In Europa come nel resto del mondo, ogni Paese ha adottato le proprie leggi e le proprie regole tecniche in materia di fatturazione elettronica: la Francia, per esempio, riconosce tre formati per l’e-invoicing (UBL, CII e Factur-X); in Germania ne esistono due (ZUGFeRD e XRechnung). Tutti questi standard, ovviamente, sono basati su XML. 

C’è tuttavia una grande differenza tra il sistema italiano e quelli adottati negli altri Paesi. A partire dal 2019, l’Italia ha adottato un sistema centralizzato e obbligatorio che prevede il passaggio di tutte le fatture per il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che riceve la fattura, la controlla e la inoltra al destinatario. Polonia, Spagna, Romania e altri Paesi EU hanno scelto o stanno implementando modelli di questo tipo, o piuttosto simili.

Germania, Belgio e Francia, ma anche la Svizzera e i Paesi scandinavi, hanno invece optato per modelli decentralizzati (che garantiscono l’interoperabilità dei dati) in cui le fatture circolano direttamente tra gli operatori, seguendo modalità di trasmissione e standard condivisi (come il PEPPOL, Pan-European Public Procurement OnLine), senza un obbligo generalizzato di passare per un'unica piattaforma statale. 

Il modello decentralizzato domina anche tra i Paesi Extra-UE più rilevanti per le aziende italiane che operano con l’estero, come la Gran Bretagna e gli Stati Uniti. Anche qui, i sistemi sono basati sulla rete PEPPOL e sullo standard XML, che si conferma come la base tecnica condivisa a livello globale in materia di e-invoicing.

Le regole italiane per la fatturazione extra-UE

La normativa italiana prevede che tutte le fatture elettroniche, anche quelle destinate a clienti extra-UE, vengano create in formato XML e conservate digitalmente per 10 anni. A differenza di quanto avviene per il mercato interno, però, per i clienti extra-UE l'invio del file XML tramite il Sistema di Interscambio non è l'unico modo per consegnare il documento al cliente, il quale riceve solitamente la fattura via email in formato PDF.

La trasmissione del file XML al SdI rimane comunque obbligatoria per legge per comunicare i dati dell'operazione all'Agenzia delle Entrate (cosa che sostituisce il vecchio esterometro). In questo caso, non potendo inserire un codice destinatario italiano, si compila il campo "Codice Destinatario" con il codice convenzionale di sette lettere XXXXXXX.

Perché adottare lo standard XML per le fatture extra-UE

Per le fatture elettroniche extra-UE, abbiamo visto, la legge italiana non prevede la trasmissione del file XML al cliente. 

Utilizzare questo formato per gestire l'intero flusso documentale, però, comporta degli importanti vantaggi, e non soltanto in termini di compliance fiscale internazionale. 

Il primo vantaggio è legato all’esterometro: se le fatture transitano per il SdI, infatti, l’Agenzia delle Entrate può acquisire automaticamente i dati dell’operazione, evitando la necessità di fare la Comunicazione delle Operazioni Transfrontaliere.

L’adozione di un formato strutturato come XML, inoltre, permette di automatizzare i processi interni eliminando l’inserimento manuale dei dati nei software gestionali. Non a caso, le aziende molto grandi spesso richiedono anche il file XML delle fatture, in modo da poterle integrare direttamente nei loro sistemi informativi.