La fattura elettronica è l’equivalente digitale delle tradizionali fatture cartacee redatte su carta copiativa, e come queste ultime è sottoposta a una normativa specifica, che riguarda in particolare gli obblighi a carico del soggetto che emette il documento commerciale.

La violazione di questi obblighi, come anche la presenza di errori in fattura, comporta delle sanzioni. Vediamo quindi come funziona la fattura elettronica, quali sono le sanzioni previste dal 1° settembre 2024 e come eliminare gli errori di fatturazione.

Cos’è e come funziona la fattura elettronica

La fattura elettronica è l’equivalente digitale della vecchia fattura cartacea. Si tratta quindi di un documento, generalmente in formato XML, che contiene tutti i dati obbligatori ai fini fiscali (data, numero univoco del documento, dati del venditore e del cliente, etc.).

I dati obbligatori sono gli stessi che andavano riportati nelle fatture cartacee. A questi, nella maggioranza dei casi, va aggiunto l’indirizzo telematico del cliente, sotto forma di indirizzo PEC, codice destinatario o codice univoco fattura elettronica (o codice IPA, assegnato agli Enti della Pubblica Amministrazione). 

Il cliente non ha l’obbligo di comunicare un indirizzo telematico per la consegna del documento: il fornitore, infatti, è tenuto a fornirgli una copia (cartacea o in formato digitale) che ha lo stesso valore dell’originale.

La consegna della fattura elettronica al cliente avviene tramite il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, una sorta di “postino” che si occupa di verificare:

• la presenza dei dati obbligatori in fattura;
• la presenza dell’indirizzo PEC o del codice destinatario (ovvero l’indirizzo a cui recapitare il documento);
• l’esistenza della Partita IVA del fornitore e del Codice Fiscale (o Partita IVA) del committente.

Se questi controlli danno esito positivo, il Sistema di Interscambio consegna la fattura e comunica al prestatore l’esito della trasmissione tramite una ricevuta di recapito completa di data e ora di consegna del documento.

Una volta trasmessa tramite SdI, i dati della fattura elettronica vengono automaticamente condivisi con l’Agenzia delle Entrate. Il consumatore, infatti, può consultare le fatture elettroniche nella propria area riservata sul sito dell’Agenzia (accessibile con SPID, CIE o CNS) fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI.

I codici della fattura elettronica

Tra i dati obbligatori da inserire nella fattura elettronica vi sono diversi codici, che possono rappresentare l’indirizzo a cui recapitare il documento ma anche la tipologia di fattura. I codici fondamentali sono:

• Tipo di documento: indicano il tipo di fattura, per esempio TD01 indica la fattura elettronica immediata, TD02 un acconto o anticipo su fattura e TD024 la fattura elettronica differita, che può essere inviata entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione;
• Codice univoco, o codice destinatario: il cliente può indicare, per la ricezione della fattura, un indirizzo PEC oppure un codice alfanumerico. Nel caso di aziende si parla di codice destinatario o codice univoco, mentre gli Enti della Pubblica Amministrazione hanno un codice univoco d'ufficio (CUU) oppure codice IPA;
• Codici Natura IVA: identificano l’operazione ai fini IVA, descrivendone la natura. Possono indicare esenzioni, IVA non imponibile e operazioni di inversione contabile;
• Codici per le ritenute previdenziali: se alla fattura vanno applicate delle ritenute previdenziali Inps, Enasarco e Enpam vanno indicate tramite dei codici che vanno da RT01 a RT06.

Fattura elettronica: obbligo e sanzioni

In Italia, la fatturazione elettronica è obbligatoria sin dal 2019 per le transazioni B2B e per quelle B2C, ovvero destinate a clienti finali privati (dal 2024 è diventata obbligatoria anche per i forfettari). Perciò una mancata emissione delle fatture, come anche l’invio tardivo e la presenza di errori nel documento, comportano delle sanzioni.

L’importo di queste sanzioni varia in base al tipo di violazione e alle tempistiche di regolarizzazione dell’errore. Bisogna ricordare, a tal proposito, che la fattura elettronica (non differita) deve essere inviata entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione commerciale.

Per le irregolarità commesse a partire dal 1° settembre 2024, si applicano le seguenti sanzioni:

• fattura non inviata, inviata in ritardo o con errori: la sanzione è pari al 70% dell’IVA dell’operazione, ma la sanzione si applica solo se raggiunge i 300 euro (con l’IVA al 22% si parla di fatture d’importo superiore a 1.900 euro netti);
• omissioni o errori che non incidono sulla liquidazione IVA: le sanzioni previste sono fisse e vanno da 250 a 2.000 euro;
• violazioni formali, che non incidono sul calcolo dell’IVA e del reddito: non si applicano sanzioni;
• per operazioni esenti, non soggette a IVA o in regime di inversione contabile: la sanzione è pari al 5% dei corrispettivi non documentati (con un minimo di 300 euro). Se le violazioni non impattano sul reddito si applica una sanzione fissa da 250 a 2.000 euro.

Tali sanzioni possono essere ridotte tramite il cosiddetto ravvedimento operoso, un’operazione con cui chi ha commesso la violazione può correggere i propri errori. In questo caso le sanzioni, già mitigate per effetto del DLgs 87/2024, diventano ancora più irrisorie. Se ci si mette in regola entro 30 giorni dalla data in cui è stata commessa la violazione, la sanzione diventa pari a 1/10 dell’importo dovuto (con un minimo di 25 euro), entro 90 giorni diventa 1/9 e così via. 

Come eliminare gli errori in fattura?

Tra gli errori più comuni, nella compilazione della fattura elettronica, ci sono quelli che riguardano i dati anagrafici e il codice destinatario (o indirizzo PEC) del cliente, che possono essere riportati in maniera inesatta per una gran quantità di ragioni. 

Si tratta perlopiù di errori formali che non incidono sui redditi né sul versamento dell’IVA, e che quindi non sono sanzionati, ma che possono incidere sul buon esito dell’operazione: si pensi a una fattura che non arriva al destinatario a causa di un indirizzo PEC sbagliato, o alla creazione di un doppio profilo in anagrafica per ogni errore nei dati di uno stesso cliente.

La soluzione più rapida ed efficace per eliminare alla radice questo tipo di problemi è poter contare sulla verifica automatica delle informazioni tramite un software che disponga di dati sempre aggiornati. Questo è possibile grazie al servizio Company Start di Openapi, che permette di accedere in tempo reale ai dati ufficiali e sempre aggiornati delle imprese italiane ed europee, incluso il codice destinatario.

Un ulteriore passo in direzione della semplificazione, fondamentale soprattutto per chi emette molte fatture e per gli e-commerce, è quello di automatizzare l’intero processo di invio e ricezione delle fatture elettroniche. Il servizio Invoice si occupa proprio di questo: implementato nei propri sistemi, permette di gestire l’intero ciclo di fatturazione elettronica (anche verso la Pubblica Amministrazione) in modo sicuro e molto semplice. Oltre a eliminare possibili errori in fase di compilazione, questa soluzione permette anche di attivare, sempre tramite API, la conservazione a norma di tutte le fatture elettroniche.

 

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