Verifica VIES: come controllare una Partita IVA comunitaria

Il VIES (VAT Information Exchange System) è il sistema europeo che consente di verificare se un numero di identificazione IVA è valido per le operazioni transfrontaliere all'interno dell'Unione Europea.

La verifica è utile, ad esempio, prima di effettuare una cessione di beni o una prestazione di servizi verso un'azienda di un altro Stato membro. Il VIES non è una banca dati autonoma: funziona interrogando le informazioni contenute nei sistemi IVA nazionali degli Stati membri.

Cos’è il VIES

Il VIES nasce come strumento della Commissione Europea per facilitare la verifica dei numeri di identificazione IVA utilizzati nelle operazioni transfrontaliere e supportare i controlli sulle transazioni intracomunitarie. Non è una banca dati autonoma della Commissione: è un sistema di interrogazione che recupera le informazioni dalle banche dati IVA nazionali dei singoli Stati membri, motivo per cui affidabilità e completezza dei dati variano da Stato a Stato.

Partita IVA nazionale e Partita IVA comunitaria

Prima di entrare nel dettaglio del funzionamento del sistema VIES è utile chiarire il concetto di partita IVA “nazionale” e “comunitaria”.

La cosiddetta “partita IVA comunitaria” non è un nuovo numero di identificazione fiscale. È la partita IVA nazionale associata all'abilitazione alle operazioni intracomunitarie secondo le regole dello Stato membro e verificabile attraverso il sistema VIES.

Le sue caratteristiche principali sono:

• Identificazione: il numero IVA include il codice del Paese seguito dalla sequenza identificativa prevista dallo Stato membro.
• Operazioni intracomunitarie: la verifica VIES consente di controllare la posizione IVA della controparte nelle operazioni intracomunitarie. Il trattamento IVA dipende dalla natura e dalle condizioni dell'operazione.
• Abilitazione alle operazioni intra-UE: il numero IVA deve risultare abilitato alle operazioni intracomunitarie secondo le regole dello Stato membro interessato.

Come iscriversi al VIES

Per effettuare operazioni intracomunitarie, il soggetto passivo deve risultare abilitato alle operazioni intra-UE secondo le modalità previste dal proprio Stato membro. In Italia, l'inclusione nell'archivio VIES può essere richiesta tramite i servizi dell'Agenzia delle Entrate.

Le modalità di iscrizione al VIES dipendono dal singolo Stato Membro:

• in fase di comunicazione inizio attività, alcune volte con modelli specifici in base al tipo di impresa
• successivamente, per le aziende già operative, tramite i servizi telematici dedicati delle singole Agenzie delle Entrate.

È inoltre possibile anche l’operazione inversa: se si decide di non voler effettuare più operazioni intracomunitarie, è possibile revocare l’opzione.

Dopo l'inclusione o la modifica dei dati, l'aggiornamento della posizione potrebbe non essere immediatamente visibile nel VIES. In caso di mancata verifica, è opportuno attendere l'aggiornamento dei sistemi e, se necessario, contattare l'amministrazione fiscale competente.

Quanto costa l'iscrizione al VIES

L'iscrizione al VIES in genere non ha un costo, è una procedura amministrativa gratuita, richiedibile direttamente tramite i servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate e delle rispettive istituzioni negli altri Stati membri.

A cosa serve la verifica VIES

La verifica VIES consente di controllare se il numero IVA della controparte risulta valido per le operazioni transfrontaliere all'interno dell'UE.

Il sistema VIES serve a:

• Verificare le operazioni intracomunitarie: consente di controllare se il numero IVA della controparte risulta valido per gli scambi transfrontalieri all'interno dell'UE.
• Supportare i controlli antifrode: contribuisce ai controlli delle amministrazioni fiscali sulle operazioni transfrontaliere e alla prevenzione delle frodi IVA.
• Verificare clienti/fornitori: permette di controllare se la partita IVA di un’azienda estera è attiva e abilitata agli scambi intra-UE, prima di emettere o accettare una fattura.

Come fare il controllo VIES di una Partita IVA Comunitaria

Prima di qualsiasi operazione con un cliente o fornitore è buona norma verificare che il soggetto risulti attivo nel VIES. Per effettuare il controllo è sufficiente la partita IVA e il Paese in cui è registrata.

La verifica può essere completata tramite il sito web della Commissione Europea oppure tramite l’API, integrando il controllo direttamente nei propri flussi di fatturazione o CRM — è il caso del servizio EU VIES di Openapi, pensato proprio per chi deve validare partite IVA comunitarie in automatico su grandi volumi anziché a mano una per una.

L'esito della verifica VIES può essere valido o non valido.

Nel servizio EU VIES di Openapi, l'esito della verifica è restituito nel campo valid: true quando il numero IVA risulta valido nel VIES e false quando la verifica restituisce un esito non valido.

Il servizio non consente la ricerca inversa, cioè risalire a una partita IVA partendo da nome o indirizzo dell'azienda.

Elenchi VIES: esiste una lista scaricabile?

Il VIES non mette a disposizione un elenco pubblico scaricabile di tutte le partite IVA comunitarie attive. Il sistema è progettato per verificare puntualmente uno specifico numero IVA e non come database pubblico consultabile in blocco.

Quali dati restituisce la verifica VIES?

Il sistema VIES consente di verificare lo stato attuale del numero IVA per le operazioni transfrontaliere UE. Non fornisce invece una cronologia delle precedenti verifiche o dello stato passato del numero IVA.

Per alcuni Stati membri è possibile, oltre alla validità, ottenere anche denominazione e indirizzo della sede legale: la disponibilità di questi dati dipende dalle normative nazionali in materia di protezione dei dati, quindi non è garantita per tutti gli Stati membri.

Quando il sistema restituisce una risposta di non validità, le cause più frequenti sono:

• la partita IVA non esiste;
• la partita IVA non è stata abilitata per le operazioni intra-UE;
• la registrazione non è ancora completata (alcuni paesi dell'UE richiedono una registrazione distinta per le operazioni intra UE).

Limiti e cose da sapere sul sistema VIES

Il sistema potrebbe risultare temporaneamente inaccessibile o più lento del solito quando le banche dati nazionali sono in fase di aggiornamento. Eventuali inesattezze non sono imputabili alla Commissione europea ma alle banche dati nazionali, che restano fuori dal suo controllo diretto: la Commissione europea non può infatti verificare, correggere, aggiungere o cancellare una partita IVA nazionale.

Dal 1° gennaio 2021 non è più possibile verificare soggetti con partita IVA del Regno Unito. Restano invece verificabili numeri di partita IVA delle imprese che operano ai sensi del Protocollo sull'Irlanda e l'Irlanda del Nord, riconoscibili dal prefisso "XI".

Hai bisogno di accedere ad ulteriori dati aziendali?

La verifica VIES consente di controllare la validità della partita IVA per le operazioni intra-UE, ma non fornisce tutte le informazioni commerciali su un'azienda.

Per ottenere informazioni societarie e commerciali più approfondite, Openapi mette a disposizione i servizi Worldwide Company Start, Company Advanced e Company Top, con dati relativi ad aziende in oltre 190 Paesi e con dati anagrafici, finanziari, di contatto.