Le imprese spagnole, ma anche quelle straniere che intendono operare in Spagna, sono tenute a dotarsi di un codice NIF, l’equivalente della Partita IVA italiana. Questa regola vale anche per le imprese individuali e i lavoratori autonomi non residenti in Spagna, che possono richiedere un codice identificativo fiscale dedicato, non legato al possesso di documenti d’identità spagnoli.

Partita IVA spagnola: i soggetti obbligati

Tutte le imprese, spagnole e non, che intendano eseguire operazioni soggette a IVA in Spagna sono tenute a dotarsi di una Partita IVA spagnola, o NIF. 

L’obbligo riguarda tutte le aziende che importano beni in Spagna da Paesi extra-UE, ma anche i business che prevedono la consegna di beni provenienti da uno Stato membro dell’Unione Europea a clienti residenti in Spagna. 

Per quanto riguarda gli e-commerce, l’obbligo di aprire P. IVA in Spagna riguarda soltanto le attività che vendono ad altre aziende oppure tramite piattaforme come Amazon e altri marketplace, e soltanto quando si supera una certa soglia di prezzo.

Gli e-commerce diretti destinati ai consumatori privati (B2C), invece, dal 2021 possono optare per il regime speciale MOSS, che permette di identificarsi in un unico Stato membro e assolvere gli obblighi IVA in una sola sede.

Al netto di questa eccezione, qualunque attività commerciale che preveda l’applicazione dell’IVA comporta l’obbligo di dotarsi di una posizione in Spagna.

NIF, CIF e NIE: la partita IVA in Spagna

Aprire una posizione fiscale in Spagna può essere complicato, almeno all’inizio. Bisogna infatti orientarsi tra diversi acronimi, come N.I.F. e C.I.F., che possono sembrare simili ma che servono scopi molto diversi. Innanzitutto, è necessario distinguere tra le attività commerciali con sede in Europa che intendono vendere a consumatori finali spagnoli e l'apertura di una nuova attività in Spagna. In quest’ultimo caso, infatti, non sarà sufficiente ottenere il NIF, che è l'equivalente della Partita IVA italiana, ma sarà necessario dotarsi anche di un NIE, o Número de Identificación de Extranjero, una sorta di carta d’identità per stranieri domiciliati in Spagna.

NIE: cos’è e quando serve

Il NIE, o Número de Identificación de Extranjero, è un codice di identificazione univoco assegnato ai cittadini stranieri residenti in Spagna. È necessario per poter creare una società, ma anche semplicemente per aprire un conto corrente bancario o firmare un contratto di locazione. 

Chi vuole estendere i propri interessi commerciali in Spagna dovrà dotarsi di questo numero identificativo, soprattutto se intende trasferirsi nel Paese e soprattutto se è cittadino di un Paese extra-UE: il NIE, infatti, è necessario per poter richiedere il permesso di soggiorno.

CIF, cos’è e come evitare confusione

Il CIF, o Código de Identificación Fiscal, era un numero di identificazione fiscale riservato alle persone giuridiche attive in Spagna, utilizzato per distinguerlo dal NIF, che invece era destinato alle persone fisiche. Nel 2008 il CIF è stato ufficialmente sostituito dal NIF, il Número de Identificación Fiscal, valido per società e persone fisiche.

NIF: cos’è e come funziona

Il NIF, in Spagna, è l’equivalente del codice fiscale italiano. Viene quindi attribuito a tutte le persone fisiche e giuridiche che devono essere identificate a livello tributario. 

Il codice fiscale spagnolo per le persone fisiche ha un formato diverso da quello destinato alle persone giuridiche. Nel NIF di queste ultime, infatti, come avveniva nel vecchio CIF, il primo carattere del codice indica le diverse forme societarie con le lettere A, B, C, D, E, F, G, H, J, N, P, Q, R, S, U, V e W (dove N e W identificano le società straniere).

Nel NIF spagnolo delle persone fisiche, invece, il primo carattere del codice può essere K, L, M, X, Y o Z. Le prime due lettere sono destinate ai cittadini minori di 14 anni, mentre i codici M, X, Y e Z indicano che si tratta di un contribuente straniero. Per le persone fisiche dotate di NIE, il NIF coincide con quest’ultimo.

È possibile richiedere un NIF spagnolo anche se non si è in possesso di NIE. In questo caso, sarà necessario richiedere una Partiva IVA spagnola specifica:

• NIF L: per gli spagnoli residenti all’estero privi di carta d’identità nazionale;
• NIF M: per le persone fisiche straniere residenti all’estero;
• NIF N: per le persone giuridiche con sede sociale all’estero;
• NIF W: per le organizzazioni stabili di entità non residenti in territorio spagnolo.

Come ottenere la Partita IVA spagnola senza NIE

Le imprese e i professionisti che intendono esplorare il mercato spagnolo ma non hanno necessità di ottenere un NIE, possono richiedere la P.IVA spagnola facendo richiesta presso la Agencia Tributaria. 

Professionisti e ditte individuali devono presentare il Modello 030 e la documentazione che giustifichi le circostanze per cui non si è tenuti ad avere un NIE. Dopo aver comunicato l’apertura della Partita IVA alla Seguridad Social, si entra a far parte del RETA, Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

Le imprese straniere che vogliono operare in Spagna, invece, devono presentare:

• il Modello 036;
• la documentazione che attesti l’esistenza della società (iscrizione al Registro delle Imprese, atto notarile, etc.);
• il Codice fiscale e la procura della persona fisica che firma la richiesta di Partita IVA spagnola.

In tal modo si ottiene un NIF per non residenti. Per le operazioni intracomunitarie, sarà poi necessario richiedere l’iscrizione della propria Partita IVA spagnola nel Registro VIES (o ROI - Registro de Operadores Intracomunitarios).

Come verificare una Partita Iva spagnola?

Verificare la Partita IVA spagnola di un’impresa è fondamentale quando si lavora con un’impresa spagnola, ma come abbiamo visto può essere importante anche nel momento in cui si stabilisce un rapporto commerciale con un soggetto straniero che ha una stabile organizzazione in Spagna.

Esistono essenzialmente due modi per verificare in maniera semplice e gratuita il numero di Partita IVA spagnola intracomunitaria:

• tramite VIES, collegandosi al sito della Commissione Europea;
• sul portale dell’AEAT, l’Agenzia delle Entrate spagnola.

Quando si hanno molte transazioni con aziende spagnole o operanti in Spagna, però, questo sistema non può essere una soluzione a lungo termine. In questi casi si può ottimizzare il flusso di lavoro automatizzando la verifica della Partita IVA spagnola tramite API.

Il nuovo servizio Company Start Spagna permette di accedere ai dati di tutte le imprese spagnole e di verificarne P.IVA, sede e stato di attività in tempo reale. Con il servizio Company Advance, invece, è possibile non soltanto verificare l’esistenza delle imprese spagnole, ma anche ottenere informazioni più dettagliate, come il fatturato e il numero di dipendenti, sui nuovi partner commerciali.