Fatturazione Elettronica in Spagna: come funziona e scadenze

Rispetto ad altri Paesi europei, la Spagna è ancora nelle fasi iniziali dell’adozione dei nuovi standard per la fatturazione elettronica. Il Paese, però, si sta rapidamente muovendo in tal senso. 

Con l’entrata in vigore della Ley Crea y Crece e con l’introduzione dello standard tecnico Veri*Factu, infatti, la transizione verso un sistema di fatturazione elettronico obbligatorio e armonizzato con gli altri sistemi europei ha finalmente delle date certe. Imprese e professionisti operanti in Spagna dovranno iniziare ad adeguarsi a partire dal 2027.

Come funziona la fatturazione elettronica in Spagna

Il sistema di fatturazione spagnolo, tradizionalmente gestito dall’Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), si basa su tre documenti fondamentali:

• Factura Ordinaria, lo standard usato nel B2B, che contiene tutti i dati fiscali di fornitore e cliente (nome, NIF/CIF, indirizzo, etc.);
• Factura Simplificada, usata nella fatturazione B2C, cioè verso i clienti finali, per importi fino a 400 euro (in alcuni settori, come commercio e trasporti, questo limite è innalzato a 3.000 euro);
• Factura Rectificativa, usata per storni, resi e correzioni.

È in questo contesto che si inserisce la Ley Crea y Crece (Creación y Crecimiento de Empresas), o Ley 18/2022, approvata nel settembre 2022, che introduce l’obbligo di fatturazione elettronica per le transazioni B2B tra imprese e professionisti stabiliti sul territorio spagnolo.

La fatturazione elettronica - che era obbligatoria dal 2015 nel pubblico (FACe e FacturaE), ma solo per importi superiori a 5.000 euro - viene dunque estesa all’intero mercato privato, lasciando fuori soltanto le vendite ai consumatori finali (B2C).

Crea y Crece: novità per la fatturazione elettronica in Spagna

La legge Crea y Crece stabilisce alcuni punti chiave per la fatturazione elettronica spagnola:

• Unico formato per il B2B: la fattura elettronica diventa ufficialmente l’unico formato valido per documentare le transazioni;
• Formati e standard tecnici: le fatture devono essere emesse in formati strutturati e leggibili dai calcolatori (come FacturaE o standard europei conformi alla norma EN 16931 come UBL o EDIFACT);
• Obbligo di tracciamento: le imprese hanno l'obbligo di tracciare e comunicare lo stato della fattura (avvenuta ricezione, accettazione o rifiuto, e data dell'effettivo pagamento) per monitorare i tempi di incasso;
• Piattaforme: le aziende possono utilizzare la piattaforma pubblica dell'Agenzia Tributaria (AEAT) oppure piattaforme private, a condizione che queste ultime siano in grado di interconnettersi tra loro gratuitamente.

Queste regole si applicano esclusivamente alle operazioni B2B in cui entrambe le parti sono stabilite in Spagna. Non si applica alle transazioni verso consumatori finali (B2C) né alle operazioni con entità estere o non residenti.

Fatturazione in Spagna: il sistema Veri*Factu

Il secondo pilastro del sistema di fatturazione spagnolo è Veri*Factu (Sistemas de emisión de facturas verificables), una misura antifrode recentemente aggiornata col Real Decreto 254/2025.

Mentre la legge Crea y Crece definisce le modalità di trasmissione dei documenti fiscali, Veri*Factu garantisce l’integrità e la sicurezza del software utilizzato per emettere fatture. La normativa, nello specifico, impone ai programmi gestionali e di cassa di generare registri inalterabili, stampare un QR code sul documento e inviare i dati delle vendite in tempo reale all'Agenzia Tributaria (AEAT).

Le uniche imprese non coinvolte dall’introduzione del sistema Veri*Factu sono le grandi aziende con fatturato superiore a 6 milioni di euro, in quanto già sottoposte al sistema di rendicontazione immediata dell'IVA noto come SII (Suministro Inmediato de Información).

Adeguamento graduale: le scadenze

La transizione del sistema spagnolo verso la fatturazione elettronica prevede una serie di adeguamenti graduali, sia per la modalità di trasmissione (Ley Crea y Crece) sia per i requisiti tecnici dei software di fatturazione (Veri*Factu).

Per quanto riguarda l’obbligo di fattura elettronica nel settore B2B, le tempistiche dipendono dalla data di pubblicazione definitiva del relativo Regolamento Tecnico attuativo, apparso nel Boletín Oficial del Estado (BOE) il 31 marzo 2026. Le scadenze dipendono dalle dimensioni dell’azienda:

• 31 marzo 2027: Le grandi aziende con fatturato annuo superiore a 8 milioni di euro hanno 12 mesi di tempo per convertire completamente i flussi di fatturazione;
• 31 marzo 2028: Tutte le altre imprese, inclusi gli autonomi, possono contare su 24 mesi di tempo dalla pubblicazione del Regolamento attuativo.

Entro 36 mesi, poi, cioè nel 2029, diventerà obbligatorio per tutti notificare gli stati di avanzamento e pagamento della fattura.

Quanto a Veri*Factu, le scadenze sono più ravvicinate. I produttori di software sono già tenuti a commercializzare esclusivamente soluzioni conformi ai requisiti tecnici dal 29 luglio 2025. Aziende e professionisti operanti in Spagna, però, dovranno tenere a mente due date specifiche:

• 1° Gennaio 2027: tutte le persone giuridiche e le società devono adeguare i propri sistemi informatici;
• 1° Luglio 2027: l’obbligo viene esteso a lavoratori autonomi e persone fisiche.

A partire dal 2027, quindi, le imprese saranno tenute a utilizzare un software certificato per l’emissione delle fatture. I documenti, però, possono essere inviati in formato PDF finché non diventa operativo l’obbligo di fatturazione elettronica sancito dalla Ley Crea y Crece.

Le regole per le imprese estere e le sanzioni

La riforma della fatturazione spagnola presta una particolare attenzione anche al contesto comunitario e internazionale. Le imprese straniere dotate di Partita IVA spagnola sono ovviamente tenute ad adeguarsi alle nuove regole, appoggiandosi a formati compatibili (o alla rete europea Peppol) per garantire l'interoperabilità nella fatturazione transfrontaliera.

La Spagna non richiede un invio periodico della documentazione fiscale, ma le autorità hanno la facoltà di eseguire tutti i controlli del caso, e quindi di richiedere alle imprese i dati XML strutturati conformi alle linee guida OCSE.

Il mancato rispetto delle nuove disposizioni comporta sanzioni amministrative che possono arrivare a 10.000 euro per ogni singolo errore e che prevedono anche penali proporzionali fino all’1% dell’importo totale delle fatture irregolari. 

Per l’uso di software non certificati o manomessi, le sanzioni sono ancora più severe, e coinvolgono anche i fornitori dei programmi. Gli esercenti che utilizzano questi software sono esposti a una multa fissa di 50.000 euro per ogni anno d'esercizio in cui si è utilizzato (o si è detenuto) il software non certificato o alterato. Per i fornitori, invece, la multa fissa è di 150.000 euro l’anno, cui si aggiunge una sanzione di 1.000 euro per ogni programma (o licenza) venduto senza la dovuta certificazione.