e-Archiving e Conservazione a Norma eIDAS: cosa sono, differenze e vantaggi

Con la revisione del Regolamento eIDAS, l’e-Archiving è entrato a far parte dei servizi fiduciari.

Questa evoluzione segna il passaggio da sistemi di conservazione puramente nazionali a un modello europeo standardizzato, che garantisce a imprese e Pubbliche Amministrazioni la massima protezione legale e l'interoperabilità dei documenti digitali in tutto il mercatoUE.

Conservazione dei documenti digitali: cos’è l’e-Archiving?

L’e-Archiving è un servizio di archiviazione elettronica dei documenti digitali che ne garantisce la conservazione. In base alle definizioni dell’eIDAS 2.0, è “un servizio che consente la ricezione, la conservazione, la consultazione e la cancellazione di dati elettronici e documenti elettronici al fine di garantirne la durabilità e leggibilità nonché di preservarne l’integrità, la riservatezza e la prova dell’origine per tutto il periodo di conservazione”.

Il riferimento alla revisione del Regolamento europeo che norma l'identità digitale e i servizi fiduciari è fondamentale. Nell’eIDAS 2.0, infatti, l’e-Archiving viene incluso tra i servizi fiduciari. Nasce quindi una nuova categoria di servizi per l’archiviazione che punta ad armonizzare le regole di conservazione nei diversi Paesi europei.

Qualified e-Archiving: i requisiti dell’eIDAS 2.0

Nella revisione del Regolamento eIDAS viene introdotto il Qualified e-Archiving: l’archiviazione, cioè, diventa qualificata. Un’innovazione che nasce dalla necessità di armonizzare le soluzioni di conservazione nei Paesi UE e di offrire un servizio che non si limiti ad archiviare i documenti, ma che ne garantisca la validità legale negli anni assicurando durabilità, integrità e prova di autenticità.

In base al Regolamento UE, un servizio di archiviazione elettronica qualificato è “un servizio di archiviazione elettronica fornito da un prestatore di servizi fiduciari qualificato e che soddisfa i requisiti di cui all’articolo 45 undecies”. 

I servizi di Qualified e-Archiving devono soddisfare i seguenti requisiti:

• Sono forniti da Prestatori di Servizi Fiduciari Qualificati (QTSP);
• Utilizzano procedure e tecnologie in grado di garantire la durabilità e la leggibilità dei dati elettronici per tutto il periodo di conservazione, preservandone l’integrità;
• Assicurano che i documenti conservati siano protetti dal rischio di perdita e alterazione;
• Permettono di ricevere automaticamente un certificato (convalidato dalla firma o dal sigillo elettronico del gestore del servizio) che prova integrità e autenticità dei file.

Differenze tra Qualified e-Archiving e Conservazione a Norma

L’archiviazione elettronica qualificata ha essenzialmente lo stesso scopo della Conservazione a Norma prevista dalle disposizioni italiane, e cioè quello di garantire che i documenti digitali archiviati rimangano integri, leggibili e legalmente validi nel tempo. 

C’è però una differenza sottile e al tempo stesso sostanziale: mentre la Conservazione a Norma, basata sul CAD e sulle Linee Guida AgID, è un concetto prettamente italiano, la versione “qualificata” gode del riconoscimento automatico in tutti gli Stati dell'Unione Europea. Il valore legale della documentazione archiviata si espande così oltre i confini nazionali. 

Ma c’è di più: i requisiti previsti dall’eIDAS per il Qualified e-Archiving, infatti, sono più esigenti di quelli italiani:

• Efficacia probatoria: la Conservazione a Norma italiana garantisce la validità dei documenti, ma in caso di contestazione spetta al giudice stabilirne l’efficacia probatoria; l’archiviazione digitale qualificata, invece, introduce una presunzione legale di integrità;
• Certificazione di conformità: i Prestatori di Servizi Qualificati riconosciuti a livello europeo sono sottoposti a verifiche di conformità periodiche;
• Standard Internazionali: In Italia, seguire gli standard ISO è spesso un requisito per ottenere l'accreditamento, ma l'attuazione può variare. eIDAS 2 impone degli standard ETSI obbligatori (come l'ETSI EN 319 401) che definiscono esattamente come devono essere implementati i controlli tecnici e garantisce che i documenti siano leggibili e validi tutti i 27 Stati membri dell’Unione Europea.

Vantaggi dell’e-Archiving per imprese e Pubblica Amministrazione

Rispetto alla classica Conservazione a Norma italiana, l’e-Archiving qualificato offre diversi vantaggi, che potremmo riassumere nei seguenti punti:

• Presunzione legale di integrità e di origine: il documento si considera autentico e non modificato per legge;
• Compliance: l’e-Archiving garantisce la piena conformità sia al quadro normativo dell’Unione Europea che alle disposizioni di legge italiane;
• Interoperabilità: il Qualified e-Archiving è un servizio fiduciario europeo, quindi un archivio creato da un fornitore qualificato è automaticamente leggibile e accettato in tutti i Paesi europei;
• Report e certificati: il sistema eIDAS prevede la possibilità di ricevere relazioni automatizzate (firmate digitalmente dal fornitore) che confermano lo stato dei documenti, perciò consentono di avere sempre a disposizione una prova di validità legalmente inattaccabile;
• Automatizzazione dei processi di gestione documentale;
• Sicurezza e protezione dei dati migliorate: nell’e-Archiving, ogni documento viene validato con una marca temporale che certifica con precisione assoluta il momento dell'archiviazione. Inoltre, i fornitori sono tenuti a rispettare standard di sicurezza molto alti, che includono l’uso di algoritmi di crittografia capaci di resistere a tentativi di violazione sofisticati e piani di Disaster Recovery per il recupero dei file.

Conservazione documentale certificata: come fare 

Il servizio di e-Archiving può essere on-premise, cloud-based oppure ibrido. In ogni caso, è necessario che sia erogato da un Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato (QTSP) accreditato per l'e-Archiving nella Trusted List UE. Nel contratto, inoltre, deve essere specificato che il servizio è erogato secondo il regolamento eIDAS.

Le imprese sono anche tenute ad aggiornare contestualmente il Manuale della Conservazione,  indicando che il processo ora segue il regolamento eIDAS 2 e citando il nuovo fornitore qualificato.

Una volta attivato l’e-Archiving, i documenti già archiviati possono seguire due strade:

• Riqualificazione: il QTSP applica un nuovo Sigillo Elettronico Qualificato ai documenti esistenti e li adatta allo standard europeo;
• Coesistenza: i documenti già archiviati possono restare nella Conservazione a Norma italiana, mentre tutti i nuovi vengono archiviati col nuovo sistema.

Per avere la reportistica automatica, è sufficiente chiedere al fornitore le credenziali o le API necessarie per accedere alla funzione di “Attestazione di integrità”.