A partire dal 2021, il documento commerciale ha ufficialmente sostituito lo scontrino fiscale cartaceo e la ricevuta fiscale. 

Chi effettua commercio al dettaglio o altre operazioni che non richiedono l’emissione della fattura elettronica è quindi tenuto a emettere lo scontrino elettronico e a trasmettere telematicamente i corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate.

Questa operazione può essere effettuata tramite un registratore di cassa telematico (RT) oppure online, tramite il servizio “documenti commerciali online” messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Cos’è un documento commerciale?

Il documento commerciale, o scontrino elettronico, ha preso il posto delle ricevute fiscali e del vecchio scontrino fiscale. Quando si acquista un prodotto in un negozio o da un artigiano, quindi, si riceve un documento che non ha valore fiscale ma è valido come prova di acquisto del bene.

Sono tenuti a emettere il documento commerciale di vendita o prestazione tutti coloro che effettuano “commercio al minuto e attività assimilate”, per le quali non è richiesta l’emissione di fattura se non su richiesta del cliente. L’obbligo di emissione del documento commerciale riguarda quindi tutte le attività che, in precedenza, emettevano scontrini o ricevute fiscali.

Che differenza c’è tra fattura e scontrino?

La fattura elettronica è a tutti gli effetti un documento commerciale, ma è ben distinta da scontrini e ricevute fiscali. Rispetto a questi ultimi, infatti, la fattura riporta un maggior numero di informazioni, tra cui il nome e l’indirizzo del cliente e un elenco dettagliato dei beni o servizi forniti. 

La fattura, inoltre, corrisponde a una richiesta di pagamento, perciò nella maggior parte dei casi viene emessa prima della transazione (tanto che include la data di scadenza del pagamento). Lo scontrino e la ricevuta fiscale, al contrario, costituiscono la prova dell’avvenuto pagamento per lo scambio di merci o servizi.

Questa sostanziale differenza tra fattura e ricevuta fiscale (o scontrino) è il motivo per cui le due tipologie di documento prevedono regole e procedure diverse per quanto riguarda l’emissione e la trasmissione all’Agenzia delle Entrate. 

Chi ha l’obbligo di fattura può scegliere uno dei tanti software dedicati alla fatturazione elettronica, tramite i quali è possibile emettere il documento e trasmetterlo al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Tutti coloro che un tempo ricorrevano a ricevute fiscali e scontrini hanno invece a disposizione due soluzioni per la trasmissione dei corrispettivi: dotarsi di un registratore di cassa automatico (o di un software equivalente) o seguire la procedura web dell’Agenzia delle Entrate.

Corrispettivi: cosa sono e come vanno trasmessi

I corrispettivi sono i ricavi conseguiti dai commercianti al dettaglio e dagli altri operatori per i quali non sussiste l’obbligo di fattura. I corrispettivi devono essere annotati nel registro dei corrispettivi, un registro contabile che deve contenere, per ogni giorno di attività, l’ammontare complessivo dei ricavi.

Con la sostituzione delle vecchie ricevute e degli scontrini cartacei, anche il registro dei corrispettivi è cambiato: per la maggior parte degli esercenti, infatti, l’annotazione e la trasmissione all’Agenzia delle Entrate oggi avvengono telematicamente. 

Nei registratori di cassa telematici il procedimento avviene in maniera automatica: gli scontrini vengono memorizzati e trasmessi all’AdE a chiusura di cassa. La stessa operazione, altrettanto automatica, può essere eseguita anche utilizzando software da installare su PC e tablet e integrando le API nei propri gestionali.

Come inviare un documento commerciale all’Agenzia delle Entrate

Esistono diversi modi in cui gli esercenti possono trasmettere i documenti commerciali all’Agenzia delle Entrate:

• sito web dell’Agenzia delle Entrate: chi non emette un gran numero di scontrini può optare per la procedura web “documento commerciale online” dell’Agenzia delle Entrate, messa gratuitamente a disposizione nel portale “fatture e corrispettivi” dell’Agenzia. Tale soluzione necessita di una connessione internet sempre attiva, in quanto la registrazione va eseguita nel momento della cessione del bene;
• registratore telematico (RT): al momento della chiusura di cassa, il RT dotato di connettività internet predispone e sigilla il file contenente i corrispettivi della giornata e lo trasmette al sistema dell’Agenzia delle Entrate. Il tutto avviene automaticamente, senza alcun intervento da parte dell’esercente;
• software per PC, tablet e smartphone: esistono diversi software che permettono di utilizzare PC, tablet e smartphone per l’emissione e la trasmissione degli scontrini. In genere questi software permettono di generare un documento commerciale che può essere inviato al cliente via SMS o tramite email, e trasmettono i dati all’Agenzia delle Entrate in tempo reale.

Queste soluzioni software comunicano con l’Agenzia grazie alle API, che possono essere integrate anche all’interno di gestionali proprietari come quelli delle grande catene di negozi o degli e-commerce.

Le API per lo scontrino elettronico

Integrando le API di fatturazione, è possibile gestire gli scontrini elettronici in tempo reale tramite software. Si tratta di sfruttare quello che l’Agenzia delle Entrate definisce un “velocizzatore”, ovvero un sistema in grado di automatizzare la procedura web “documento commerciale online” per l’emissione e la trasmissione degli scontrini.

Ideale per software gestionali e aziende ad alta automazione come gli e-commerce, il servizio scontrino elettronico di Openapi consente di gestire l’intero processo in modo rapido, sicuro e flessibile. Permette di accettare pagamenti di diverso tipo (inclusi i ticket restaurant), fare resi e annullare il documento commerciale all’Agenzia delle Entrate dopo l’emissione in caso di errori. 

Tramite l’integrazione API è anche possibile utilizzare i dati del documento commerciale per stampare una ricevuta per il cliente e accedere alla lista di tutti i documenti commerciali emessi, filtrandoli per data, numero progressivo o secondo altri parametri.