Perché integrare dati aziendali ufficiali nel CRM (e farlo tramite API)

Nell’epoca dei big data e dell’Intelligenza Artificiale, i CRM non sono più semplici archivi, ma veri e propri hub operativi interconnessi, capaci di interagire col mondo esterno e di gestire i rapporti con i clienti in tempo reale.

Tale trasformazione è resa possibile dalle API, le interfacce che permettono al CRM di comunicare istantaneamente con applicazioni e funzionalità esterne (ERP, chatbot, social media, etc.) e di ottenere dati ufficiali e sempre aggiornati su clienti e lead.

CRM per aziende: cos’è e a che serve

Il Customer Relationship Management (CRM) è un sistema software che raccoglie e gestisce in maniera centralizzata le interazioni tra un’azienda e i suoi clienti, o potenziali tali, allo scopo di acquisire nuovi lead, fidelizzare i vecchi clienti e semplificare le vendite.

Un software CRM svolge tre funzioni principali:

• Centralizza e organizza i dati del cliente (dati anagrafici, cronologia degli acquisti, etc.);
• Automatizza i processi di vendita e marketing (e-mail marketing, servizio clienti, etc.);
• Fornisce analisi e report (sales analytics, rendimento delle campagne di marketing, tasso di engagement, etc.).

Così facendo, permette a tutti i reparti dell’azienda di avere una visione completa e aggiornata del cliente, che include informazioni anagrafiche, ticket, dettagli sui singoli acquisti e preferenze espresse dal cliente.

Oltre a fornire strumenti cruciali per il marketing, un buon CRM gestisce le richieste di assistenza e si occupa dell’acquisizione e dell’assegnazione dei potenziali clienti (lead). Il compito principale di un CRM, però, resta quello di raccogliere, centralizzare e gestire le informazioni, a cominciare dai dati anagrafici che permettono l’identificazione del cliente.

Perché integrare il CRM con dati aziendali ufficiali?

Quando si hanno clienti business, integrare i dati ufficiali delle aziende è fondamentale. I dati aziendali, in realtà, sono utili anche nel mercato B2C, per esempio quando ci sono potenziali partner e fornitori e quando sono richieste verifiche di compliance come il KYC. 

Liste di contatti e database condivisi possono sembrare una soluzione brillante, ma espongono a diversi rischi, tra cui:

• Non-compliance al GDPR e altre norme sulla privacy;
• Dati inaccurati o obsoleti;
• Duplicazione e incoerenza dei dati;
• Rischi reputazionali.

I dati provenienti dai registri ufficiali permettono di avere informazioni corrette e aggiornate su tutte le imprese con cui si entra in contatto. I dati delle Camere di Commercio, in particolare, includono la ragione sociale, la Partita IVA, lo stato operativo e la forma giuridica delle aziende.

Permettono quindi di identificare correttamente i clienti e di ottenere informazioni aggiuntive potenzialmente preziose come quelle legate al settore di attività e alla struttura proprietaria dell’azienda.

I vantaggi dei dati aziendali ufficiali

Integrare nei propri CRM dati provenienti da fonti ufficiali significa poter contare su diversi vantaggi:

• Accuratezza e affidabilità dei dati;
• Eliminazione dei duplicati e pulizia dei dati;
• Verifica dell’esistenza dell’azienda e del suo stato operativo;
• Automazione e compliance (per esempio delle fatture elettroniche);
• Arricchimento dei dati con informazioni che non si trovano altrove, come il Codice ATECO e i nomi degli amministratori.

Attingere ai registri ufficiali delle Camere di Commercio, in sostanza, consente di avere CRM affidabili. Nel momento in cui vengono centralizzati, infatti, i dati diventano la Single Source of Truth per tutti i sistemi collegati al CRM. In un simile contesto, affidabilità e accuratezza dei dati non sono un valore aggiunto, ma una necessità.

Le API nella gestione dei CRM

Escludendo i processi manuali, esistono essenzialmente due modi per integrare i dati aziendali ufficiali nei propri sistemi: l’integrazione tramite batch processing, che prevede l’acquisto periodico di pacchetti di dati e il loro caricamento sui database aziendali, e l’integrazione tramite API.

Nell’economia di un CRM, le API (Application Programming Interfaces) possono essere considerate un fattore abilitante, poiché permettono fisicamente al sistema di comunicare con altre applicazioni e quindi di assumere il ruolo di hub centrale per la gestione delle relazioni coi clienti.

Le API permettono per esempio al CRM di inviare gli ordini di vendita all’ERP per la fatturazione e di automatizzare l’invio di campagne marketing segmentate, ma soprattutto consentono l’integrazione e la sincronizzazione dei dati.

Perché integrare i dati aziendali tramite API

Se l’integrazione API nei CRM è diventata in poco tempo la strategia più diffusa per l’acquisizione e l’aggiornamento delle informazioni dei CRM è perché permette di ottenere dati verificati in tempo reale. 

I vantaggi dell’integrazione dei dati aziendali ufficiali tramite API presenta anche altri vantaggi strategici:

• Sincronizzazione dei dati;
• Dati strutturati in formato standard (generalmente Json);
• Eliminazione degli errori;
• Flessibilità: le API permettono di richiedere solo i dati necessari, quando necessari;
• Scalabilità: i fornitori API possono gestire un gran volume di richieste;
• Affidabilità tecnica: gli API provider offrono infrastrutture efficienti e si occupano della loro manutenzione;
• Semplicità di integrazione: fornitori specializzati come Openapi offrono API già integrate nei principali CRM (Hubspot, Salesforce, etc.).

Tutto ciò si traduce in una maggiore efficienza delle funzioni del CRM e in processi decisionali più informati, in quanto basati su dati completi, affidabili e sempre aggiornati.

Integrazione API nei CRM: un motore per l’innovazione 

L’integrazione API, nel contesto dei CRM, porta con sé anche benefici meno immediati ma che possono trasformarsi in un vantaggio competitivo notevole, soprattutto in un periodo di rapide e quasi imprevedibili innovazioni.

Le API, abbiamo visto, sono il “motore” che consente ai CRM di aprirsi al mondo, integrando dati e funzionalità di un numero potenzialmente infinito di applicazioni che permettono operazioni e interazioni in tempo reale. 

Per un CRM, questo significa poter integrare chatbot e social media, affidarsi a servizi di AI esterni per l’analisi dei dati, creare nuovi punti di contatto e soprattutto poter interagire con i clienti in tempo reale. 

Poiché sono l’elemento che collega il CRM alle applicazioni e ai punti di contatto esterni, le API sono anche la chiave per un CRM capace di integrare le ultime tecnologie e di evolvere nel tempo.