La digitalizzazione dei servizi postali e la diffusione di strumenti online hanno rivoluzionato anche il settore giuridico, facilitando l’invio degli atti giudiziari tramite canali telematici e l’automatizzazione dell’invio ad esempio tramite strumenti come le API. 

Tuttavia, la digitalizzazione del processo di invio solleva alcune domande sulla validità legale dei documenti trasmessi in formato elettronico nonostante la consegna avvenga in modalità cartacea come qualsiasi raccomandata giudiziaria inviata tramite un Ufficio Postale fisico.

Come funziona il processo di invio della notifica degli Atti Giudiziari?

Quando una spedizione di atti giudiziari viene eseguita tramite portali o API, il procedimento standard comprende:

1. Accettazione della spedizione da parte di Poste Italiane
   
   
2. Verifica “formale” del contenuto della spedizione cioè se il file rispetta le specifiche richieste (es. il formato che può essere un pdf o altro, la presenza dei campi mittente e destinatario e cosi via).
   
   
3. Generazione di un file unico che include tutti gli allegati.
   
   
4. Apposizione della firma digitale e della marcatura temporale da parte di un operatore autorizzato.
   
   
5. Inserimento del codice identificativo della spedizione su ogni pagina del documento.

Questo processo ha valore legale e si può considerare del tutto analogo a quello effettuato presso uno sportello postale fisico, dove invece degli  strumenti digitali certificati viene apposto il timbro “Guller” con identificativo spedizione.

L’invio online degli Atti Giudiziari è a norma?

La normativa attuale consente l’invio degli atti giudiziari tramite canali online, purché siano rispettate due condizioni essenziali:

• Presenza del codice identificativo (il codice della raccomandata di Poste Italiane) su ogni pagina dell’atto.
  
  
• Certificazione dell’avvenuta spedizione, garantita dalla firma digitale e dalla marcatura temporale, equivalenti al timbro fisico.
  

Questi elementi sono sufficienti a rendere l’atto conforme e opponibile legalmente in caso di contestazioni.

Ricordiamo che solo alcuni soggetti sono autorizzati all’invio degli atti giudiziari. Ad esempio gli avvocati devono avere autorizzazione preventiva da parte dell’Ordine degli Avvocati di appartenenza e devono rispettare l’obbligo di tenuta di un registro delle notifiche effettuate (Legge n. 53/1994). Inoltre il mittente deve essere sempre l’avvocato autorizzato, anche quando agisce per conto di terzi.

È necessario conservare il documento originale?

Come spiegato nel paragrafo precedente il processo di invio online è equivalente a quello effettuato allo sportello, con il vantaggio ulteriore di poter conservare una copia digitale dell’atto spedito. Per garantire la validità legale anche a lungo termine, però è fondamentale conservare i documenti originali firmati digitalmente che sono stati utilizzati per creare la spedizione. 

Perché inviare le notifiche degli Atti Giudiziari con le API di Openapi?

Il processo di invio online degli atti giudiziari tramite Openapi è pienamente conforme alla normativa vigente ed è equivalente all’invio fisico allo sportello, con il vantaggio aggiuntivo di poter conservare digitalmente una copia certificata della documentazione inviata.

Con le API di Openapi, è possibile inoltre inviare raccomandate giudiziarie 24 ore su 24, 7 giorni su 7, nel pieno rispetto della normativa, senza dover affrontare code né procedure manuali. Sarà possibile automatizzare l’intero processo: le nostre API, affidabili e semplici da integrare, consentono di collegare in pochi minuti il servizio di notifica atti giudiziari e tutti i servizi postali direttamente alle proprie piattaforme o software gestionali!