La riconciliazione bancaria è un’operazione delicata e complessa che permette alle aziende di fare in modo che le annotazioni contabili coincidano sempre con i movimenti del conto corrente bancario. 

Tale operazione consiste nell'individuare eventuali discrepanze tra i due registri e correggere gli errori, che possono dipendere da annotazioni sbagliate o semplicemente dai tempi di elaborazione della banca.

La riconciliazione è fondamentale per avere un quadro preciso della liquidità dell’azienda e quindi anche del suo stato di salute, ma può risultare complessa e particolarmente laboriosa, soprattutto quando si eseguono molte operazioni su diversi conti correnti. Grazie all’introduzione dell’open banking, però, oggi gli Account Information Service Providers possono offrire servizi innovativi che permettono di automatizzare completamente la riconciliazione bancaria, eliminando lunghe sessioni di revisione e potenziali errori.

Cos’è la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria è un’operazione di controllo che permette di verificare che i dati riportati nell’estratto conto bancario corrispondano con quelli annotati nella contabilità aziendale.

Questa verifica, fondamentale per tenere sotto controllo i conti aziendali, permette individuare eventuali discrepanze tra il saldo contabile del conto corrente e quanto riportato dall’estratto conto e correggere gli errori, allineando i due documenti.

Non è raro che saldo contabile e registri bancari mostrino dati diversi: può capitare perché si è sbagliato a riportare il costo di un’operazione, perché si è registrato il movimento su un conto corrente diverso da quello utilizzato oppure semplicemente perché la banca non ha ancora contabilizzato un’operazione.

Fatto sta che molto la situazione illustrata nei registri contabili aziendali non corrisponde pienamente a quella del conto corrente bancario: ciò impedisce di conoscere l’effettiva liquidità a disposizione dell’azienda, e quindi di valutare con precisione il suo stato di salute. Se i conti non sono riconciliati, infatti, viene meno l’affidabilità di strumenti come il Debt Service Coverage Ratio (DSCR), che misura la capacità di ripagare i debiti basandosi proprio sui flussi di cassa. 

La riconciliazione bancaria, inoltre, permette di avere sempre sotto controllo i conti correnti della propria azienda e assicurarsi che non siano presenti errori o addebiti non autorizzati.

Come fare la riconciliazione bancaria

Per fare la riconciliazione bancaria è necessario avere a portata di mano i due documenti da confrontare, e cioè l’estratto conto della banca e il mastrino relativo a quel conto corrente, ovvero le scritture contabili che riportano tutti i movimenti autorizzati dall’azienda su quel conto.

Si tratta, in pratica, di mettere a confronto i due registri e verificare che riportino gli stessi identici movimenti. In caso di discrepanze, è necessario innanzitutto individuare la causa dell’errore, che può derivare da una cifra mancante, dall’aver movimentato il conto corrente sbagliato o semplicemente dai tempi di elaborazione della banca. Una volta individuata la causa del disallineamento si procede con la correzione degli errori. 

L’operazione di confronto e correzione può essere eseguita manualmente, servendosi di registri cartacei o documenti excel, oppure utilizzando dei software in grado di automatizzare il processo di verifica.

Riconciliazione bancaria: automatica o manuale?

Le aziende che devono gestire un numero limitato di movimenti bancari, in genere, utilizzano un foglio excel che consente di mettere a confronto i dati della contabilità e quelli dell’estratto conto. In questo caso si procede manualmente, inserendo in apposite tabelle tutte le movimentazioni risultanti dalla banca ma non registrate in contabilità e quelle che, viceversa, compaiono nei registri contabili ma non nell’estratto conto.

Quando però si gestiscono molti movimenti di cassa, a maggior ragione se questo avviene su diversi conti correnti, questo metodo può risultare troppo lento e laborioso, oltre che soggetto a errori. 

La soluzione più indicata, in questi casi, è quella di affidarsi a un software che esegua la riconciliazione bancaria in maniera automatica, eliminando la possibilità di errori e permettendo all’azienda di avere sempre a disposizione dati corretti e aggiornati sui propri flussi di cassa.

L'open banking e le API per la riconciliazione bancaria

La possibilità di eseguire la riconciliazione bancaria in modo automatico si deve all’introduzione dell’open banking, introdotto in Europa nel 2021 con la direttiva PSD 2 sui servizi di pagamento. Questo nuovo sistema prevede che le informazioni finanziarie siano condivise, previo consenso del cliente, tra le diverse banche e con terze parti che occupano di sviluppare prodotti e servizi digitali a partire da quelle informazioni. Ciò significa, in breve, che il cliente può accedere ai propri dati bancari in maniera sicura in qualsiasi momento e utilizzando qualunque tipo di supporto.

In particolare, la PSD 2 prevede che si possa accedere, tramite servizi di terze parti, alle informazioni su prelievi e pagamenti e alla disponibilità di liquidità sul conto corrente, ma anche al profilo bancario complessivo dell’utente. 

Con l’introduzione dell’open banking, si apre così la strada ai cosiddetti Account Information Service (AIS), servizi che permettono di avere uno sguardo d’insieme su tutti i propri conti correnti (e sulle operazioni associate ad ogni conto) aggregandoli in un’unica piattaforma.

A partire dalle acquisizioni dell’open banking, Openapi svilupperà presto una nuova API che consente di gestire in maniera automatica la lettura dei movimenti su diversi conti correnti, eseguendo quindi la riconciliazione bancaria in tempo reale e senza possibilità di errori.